チャットボット活用術～初心者でも簡単にできる魔法のような体験～ 2025年2月20日6時
こんにちは！AI初心者・男女コミュニケーション心理士®︎の小室友里です。エンターテイメント業界から起業して、現在は男女心理の違いを多様性理解へと繋げる研修をしています。最近、「AI実践塾」という講座に参加し始め、少しずつAIの知識を深めているところです。
今日は、AI実践塾で学んだ「単語登録」という機能を使った時短テクニックについてお伝えします。AI初心者の私でも即実践できる、シンプルながら効果抜群の方法なので、ぜひ試してみてください！
🌸 AI実践塾って何？
「AI実践塾」は、AIを日常の業務に取り入れて効率化するためのオンライン講座です。参加者はさまざまな業種・職種の方々で、朝カツ（朝活）形式で開催されています。私のような「AIって何だかよくわからない…」という初心者から、IT系のプロフェッショナルまで幅広く参加していて、和気あいあいとした雰囲気が魅力です。
🌸 時短したい業務、みんなの悩み
この日のテーマは「業務効率化・時短」。参加者の自己紹介タイムでは、各自が時短したい業務について共有しました。
ナッキーさん（介護・薬局経営）： 「会議が多すぎて、やることの締め切りが山盛りなのにこなせていない…」
コミさん（札幌在住）： 「会社でエクセルの資料をたくさん作っていて、作成時間を短縮したい」
キッチーさん（手芸講師）： 「講座の内容を考えるとグダグダしてしまうので、時短できたらいいな」
タナさん（エグゼクティブコーチ）： 「毎回オーダーメイドで会議を設定しているので、なんとか時短できないか」
ヒロちゃん（絵本作家・イラストレーター）： 「事務作業と知らないことを調べるのに時間がかかっている」
聞いていると、業種は違っても皆さん同じような悩みを抱えているんだなと感じました。私自身も資料作成や事務作業に時間を取られることが多く、「もっと効率的にできないかな」といつも思っていました。
🌸 単語登録で劇的に時短！
そんな中、この日の講師はヨーさん。ブロガーとして活躍されていて、情報発信の達人です。なんと主婦の立場からブログを始めて、ベストセラー本まで出版されたすごい方！
ヨーさんが教えてくれたのは、意外にも「単語登録」という地味だけど超便利な機能でした。
単語登録とは？ パソコンの日本語入力で使える機能で、よく使う言葉や長い文章を登録しておき、短い「読み」で呼び出せるようにするものです。
私は恥ずかしながら、この機能をほとんど使ったことがなかったんです。でも、ヨーさんの説明を聞いて「これは使わない手はない！」と思いました。
講座の中でWindows版とMac版それぞれの設定方法を教えてもらいました。
Windows版の設定方法：
- 右下の「あ」アイコンを右クリック
- 「単語の追加」を選択
- 読みと単語を入力して登録
Mac版の設定方法：
- Google日本語入力をインストール（標準のものより使いやすい）
- 右上の「あ」アイコンから単語登録を選択
- 読みと単語を入力して登録
ただ単に登録するだけではなく、ヨーさんが教えてくれた「セミコロンを活用するコツ」がとても役立ちました。
「例えば『住所』で自宅住所を登録すると、普通に『住所』と入力したい時にも候補に出てきてしまいます。でも『住所；』（セミコロン付き）で登録しておけば、通常の『住所』入力と競合せず、必要な時だけ呼び出せるんです！」
ヨーさん： 「セミコロンが読みに入った日本語はほとんど存在しないので、選ばなくても済むんです」
なるほど！これは目からウロコでした。
🌸 参加者みんなのテクニック共有
講座では参加者も自分の単語登録テクニックを共有してくれました。特に印象的だったのは、モズさんの方法です。
モズさん： 「私は社名を『もず』で登録しています。『理念』で『常に向上心を持ち楽しく充実した経営のアドバイスを行う』という文を登録。『朗読』で会社のホームページURLを、『ロメ』でメールアドレスを、『老油』で郵便番号付きの住所を登録しています」
ザブさん（屋根屋さん経営）も独自のルールを持っていました：
「私はCに『(』（かっこ）を登録して、CCで『)』（閉じかっこ）を入力できるようにしています。Kなら『「』（鍵かっこ）、KKで『」』といった具合に、覚えやすいルールにしています」
これらのアイデアを聞いて、自分の業務にどう活用できるか考えるとワクワクしました！
🌸 私がすぐに実践した単語登録
講座を受けて、私はさっそく以下の単語登録をしてみました：
- 「じこ；」→ 私の自己紹介文（AI初心者・男女コミュニケーション心理士®︎の小室友里です。エンターテイメント業界から起業…）
- 「じゅ；」→ 自宅住所
- 「でん；」→ 電話番号
- 「しゃ；」→ 会社情報
- 「めい；」→ メールアドレス
- 「りね；」→ 会社の理念
- 「あい；」→ 「ありがとうございます。いつもお世話になっております。」
- 「けい；」→ 敬具
入力してみると、本当に時短になります！メールを書く時間が半分以下になりました。
🌸 応用テクニック：辞書のエクスポート・インポート
講座の最後には、辞書のエクスポート・インポートという機能も教えてもらいました。これを使えば、登録した単語セットを別のパソコンでも使えるようになります。
- 単語登録画面から「管理」→「選択した辞書をエクスポート」
- ファイルとして保存
- 別のパソコンで「管理」→「インポート」から取り込む
さらに、ChatGPTを使って効率的に単語登録リストを作ることもできるとのこと。例えば以下のようなプロンプトで：
「単語登録用のリストを作ってください。読み（タブ）変換後の文字（タブ）品詞の形式で。以下の内容を含めてください：会社名、住所、電話番号、メールアドレス、よく使うあいさつ文」
ChatGPTを使ってリストを作り、それをインポートすれば一気に大量の単語登録ができるそうです。
🌸 時短は「つまらないことを減らして、面白いことを増やすため」
講座の中でザロ先生が言った言葉が印象的でした：
「つまらないことは時短して、面白いことをしよう。会議も面白く、働くをゲーム化して面白くしていく」
確かに時短は単なる効率化ではなく、本当に大切なことに時間を使うための手段ですよね。私も研修の準備や事務作業を効率化して、より良いコンテンツづくりやクライアントとの対話に時間を使いたいと思います。
🌸 振り返りの大切さ
講座では自己紹介の時間を大切にしていて、ザロ先生はこう言っていました：
「テクニック系だったらここ（自己紹介）を削るところだけど、この時間が一番価値がある。自分を知る、自分を振り返る時間になる。毎日これを繰り返すのが実は一番の価値だと思っています」
この言葉に深く共感しました。効率化や時短も大事ですが、自分を振り返り、仲間と共有し、励まし合う時間も同じくらい大切なんですね。
🌸 まとめ：明日からできる単語登録のコツ
- セミコロンを活用して競合を避ける
- アルファベットを使って短く覚えやすい読みをつける
- 自己紹介、住所、定型文など頻繁に使うものから登録する
- 辞書のエクスポート・インポートで複数デバイスでも活用
- ChatGPTを使って効率的に単語リストを作成
AI初心者の私でも、こうした小さなテクニックから少しずつ実践していくことで、業務効率は確実に上がっていきそうです。みなさんもぜひ試してみてくださいね！
次回は、ChatGPTのプロンプトエンジニアリングについて学ぶ予定なので、また学びをシェアしますね。
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