Google Apps Scriptで作る！超簡単経費精算システム ～承認フローをラクラク自動化～　2024年12月15日6時

みなさん、こんにちは！IT初心者レポーターのカキコです(^^)/

今日は、経費精算でよくある「上司への申請→承認→経理部門での支払い」という流れを自動化する方法を学んできました！手作業だと大変な作業が、なんとプログラミングの力でラクラクできちゃうんです♪

今回のシステムでできること

サブロー先生が作ってくれたシステムの機能がスゴイんです！

「タクシーチケットを経費申請したいんですけど…」という場面を想像してみてください。従来なら：

1. エクセルに入力して
2. 印刷して
3. 上司のハンコをもらって
4. 経理部門に提出…

という面倒な流れでしたが、新しいシステムでは：

私：「あの、タクシー代の申請お願いします！」
チャットボット：「承知しました！登録者のお名前を教えてください」
私：「カキコです」
チャットボット：「はい、領収書を添付してください」

というやり取りだけで申請完了！上司にはメールで自動通知されるんです！

仕組みの裏側を覗いてみよう

「えっ、それってすごく複雑なプログラムが必要なんじゃ…？」と思われるかもしれません。でも、実は以下の要素を組み合わせるだけなんです：

1. スプレッドシートでデータ管理
   「取引マスター」と「承認フロー」という2つのシートを使って、申請データを管理します。エクセルっぽい見た目なので、慣れ親しんだ感じで使えるんです。
2. チャットボットで簡単入力
   「チャットGPT」という賢いAIを使って、普通の会話感覚で申請ができます。難しいフォーマットを覚える必要なし！
3. 自動メール通知
   申請があったら上司に、承認されたら経理部門に…という具合に、状況に応じて自動でメールが飛びます。

実際の開発現場をのぞいてみた！

サブロー先生が実際にコードを書いている様子を見学させていただきました。

サブロー先生：「ここでXLookup関数を使うと...」
私：「えっと、それって何ですか？」
サブロー先生：「Excel関数の新しいバージョンみたいなもので、データを探して持ってくる便利な関数なんです」
私：「へぇ！便利そう！」

専門用語がポンポン出てきて最初は戸惑いましたが、先生が優しく解説してくれたおかげで、なんとなくイメージがつかめてきました！

これからの展望がスゴイ！

今回のシステムは、実は大きな構想の第一歩なんだそう。将来的には：

• 見積書の自動作成
• 請求書のPDF出力
• 在庫管理との連携
  など、個人事業主さんの業務をトータルでサポートできるシステムを目指しているそうです。

まとめ

今回の講座で特に印象に残ったのは、「面倒な作業は自動化できる」という発想です。私たちの仕事の中には、実はプログラムに任せられる作業がたくさんあるんですね。

「でも私にはプログラミングなんて…」と思っている方も大丈夫！今回のように、優しく解説してくれる先生と一緒なら、私たちでも少しずつ挑戦できそうな気がしてきました♪

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